丸善株式会社様

RPAツールにより作業の自動化を実現

タンクターミナル事業、倉庫保管事業、ケミカルロジスティクス事業の３事業を行っている丸善株式会社様。
事業が拡大していく一方、事務処理が増え続けている状況の中で、この度RPAツール「WinActor」を導入頂きました。 導入により、今まで手作業で行われていたチェック作業の自動化を実現し、さらなる業務改善を目指しています。
現在の活用状況や今後の構想をお伺いしました。

導入の背景：事業拡大に伴う事務処理の増加

RPA「WinActor」導入のきっかけ、以前の環境を教えて下さい

業務が拡大していく中で、事務処理が増え続けている状況でした。 例えば請求書の確認作業など、お客様の数が増えれば増えるだけチェックの数が増えてきてきます。そういった業務も一件一件手作業で行っておりましたが、人の力でやるには限界を感じ、今までの業務の見直し、省力化・標準化の方法を模索していました。そんな中、ベンダーのクレシード様より、”RPA”というキーワードを教えて頂き、調べていく中で今まで行っていた業務のうち幾つかが自動化することができそうだということで、導入してみようとなりました。

「WinActor」を選んだポイントを教えて下さい。

国産のソフトということもあり、日本語の表記で作られていること。 ユーザーインターフェイスが直感的でプログラミングの知識・経験が無くても、感覚的にルールを理解すれば簡単にシナリオを作れること。わからない事、こういう事がやりたいなと思った時に、ユーザーフォーラムが充実している為、そういった部分のサポートがしっかりしている所が非常に良い点だと思いました。また、昨今小中学校で行われているプログラミング教育の内容がWinActorでやっている事と類似しており、次世代の人材が入ってくる今後を見据えて導入を決めました。

導入のプロセス

導入に伴い、苦労した点はありますでしょうか。

今行っている業務の洗い出し、自動化したい作業の見当をつける作業に苦労しました。また、実際にWinActorを使用してのシナリオ作りも、途中でロボットが止まってしまったりなど例外が発生する事が有り、一筋縄では行かないことが多く、現在でも苦労の連続です。

導入してから使えるようになるまでどれ位時間がかかりましたか。

通常業務をしながらの作成でしたので、３カ月くらいで簡単なシナリオを作成できる様になり、本格的なシナリオは6カ月程で作成できる様になりました。導入して1年程たった今では以前数カ月かけて作っていたシナリオも一日二日程度で作成できる様になりました。現場作業の多い部署などは本稼働出来るまでに時間が掛かると思います。

導入効果：チェック作業の自動化による業務効率化

導入後、どのような効果がありましたか。

売掛債権の消込作業については人による手作業が主で月末などは時間が掛かっておりましたが、 WinActorを導入したことで、担当者は必要なデータを投入するだけで150~200件のチェック作業をシステムが自動で判別・出力できるようになりました。単純に作業時間だけ比較しても月末1日4～5時間かかっていた作業が10分少々で完了するようになり、経理部門だから月末は忙しいという事が無くなりつつあります。削減できた時間で他の業務も出来る様になった為、仕事の幅がかなり広がりました。また、現在ほかの業務にも導入しておりますがいずれも大幅な作業時間の短縮、作業工数の削減に成功しています。

「WinActor」を使いこなす為のポイントを教えていただきたいです。

自動化の為のシナリオを作成する際に、ファイル名が違う等、些細なエラーで止まってしまう事が多々あります。根気強く出てきたエラーを修正し、今ある手間のかかる業務を何が何でも改善してやろうという熱意が一番必要だと思います。

今後の予定

今後こういう事に使っていきたいということがあれば教えて下さい。

まだまだ勉強中ですが、社員の勤怠管理など単純で入力項目の多い作業、複数のアプリケーションをまたがる作業なども率先して自動化できればと思います。

最後に

丸善の敷地内には、善治稲荷（よしはるいなり）という立派な神社がありました。
前身は鉄工所ということもあり、『火』を祀っている神社ということで、創業１００年を超える企業の歴史と文化に触れることができました。

社名	丸善株式会社
事業内容	タンクターミナル事業、倉庫保管事業、ケミカルロジスティクス事業
本社	東京都江東区大島2-31-6
URL	https://www.maruzeng.co.jp/